Главная Свод знаний Общие навыки Проведение совещаний

2017 - 06 - 26
Register

REGISTER

*
*
*
*
*
Fields marked with an asterisk (*) are required.
Проведение совещаний Печать

Совместная работа на проектах обзательно связана с проведением совещаний. Мы собираемся для того, чтобы инициировать старт проекта, обсудить текущий статус и открытые вопросы, провести ретроспективу...

При этом важно понимать, что эффективность и результативность проведения совещаний во многом зависит от качества их организации, что является одним из основных навыков, необходимых и менеджерам, и аналитиком.

Ниже предлагаются некоторые советы, как эффективно проводить совещания:

1. Подготовка к совещанию

Совещание начинается с подготовки, когда тот, кто является инициатором должен:

  1. Определить цель совещания.
  2. Сформулировать агенду совещания (темы для обсуждения).
  3. Определить, кому необходимо участвовать в совещании, а кого достаточно уведомить о принятых решениях (чтобы не тратить время, вторых на само совещание можно не приглашать).
  4. Определить место проведения совещания (и не забывать, что, возможно, эффективнее провести совещание онлайн...).
  5. Подготовить материалы, которые могут понадобиться на совещании.
  6. Назначить дату и время проведения совещания и заранее согласовать его со всеми участниками.
  7. Выслать участникам все необходимые материалы, с которыми необходимо ознакомиться заранее.

2. Проведение совещания

Во время самого совещания важно:

  1. Назначить модератора, который будет следить за тем, чтобы участники не отклонялись от темы, а само совещание уложилось в отведенный для него срок времени.
  2. Определиться, кто будет фиксировать результаты обсуждений, и далее по ходу всего совещания ведите протокол.
  3. Приобретите диктофон и записывайте совещания на аудио, к чему потом можно будет всегда вернуться, если возникнут спорные вопросы.
  4. Начинать совещание точно в срок, не дожидаться опаздывающих (об этом стоит договориться заранее и если выдержать это правило хотя бы несколько раз, это гарантированно приведет к тому, что ваши совещания станут начинаться вовремя)
  5. По каждому вопросу, по которому принято решение что-то сделать, сразу назначать ответственного и сроки, чтобы решение "не подвисло в воздухе".
  6. Ближе к завершению совещания договориться о необходимости последующего(их) совещаний.

3. После совещания

После завершения совещания подводятся его итоги и:

  1. Высылается протокол (см.Полезная информация -> Шаблоны -> Шаблоны протоколов совещаний) с результатами обсуждений всем участникам и заинтересованным лицам.

Если вы будете следовать этим нехитрым правилам, ваши совещания будут проходить организованно и эффективно!

 
Joomla Templates and Joomla Extensions by JoomlaVision.Com

О проекте

Цель – собрать уникальную «копилку» полезных знаний для менеджеров-аналитиков для само-развития и профессионального
роста IT специалистов.
Подробнее...