Главная Свод знаний Общие навыки Бизнес корреспонденция

2017 - 10 - 24
Register

REGISTER

*
*
*
*
*
Fields marked with an asterisk (*) are required.
Бизнес корреспонденция Печать

Письма составляют неотъемлемую часть работы, а грамотное их написание позволяет значительно оптимизировать время, повысить вашу эффективность и наладить хороший контакт и отношения с окружающими.

Ниже предлагаются некоторые советы, на что обратить внимание при написании e-mail'ов.

1. Цель

Каждое письмо должно начинаться с цели. Задумайтесь, для чего вы его пишете? Что вы хотите сообщить адресату? Что и в каком виде он хотел бы получить?

Определив ответы на данные вопросы, все содержимое письма необходимо подчинить этой цели.

Если целей несколько - возможно, лучше написать несколько писем.

2. Заголовок

Еще до того, как адресат откроет письмо, он видит заголовок, который является гарантией того, прочитают ли ваше письмо или же оно сразу отправится в спам или корзину.

Чтобы этого избежать - придерживайтесь следующих правил:

  • Заголовки должны быть информативными (вместо "вопрос" лучше написать "вопрос о сроках поставки", не должно быть пустых заголовков, "RE" и т.п.)
  • Заголовки должны быть краткими, желательно - максимум 7+-2 слова.
  • Заголовки должны быть единообразными для однотипных ситуаций (например, если вы еженедельно отправляете отчеты, то заголовки "Отчет за неделю Х", "Неделя Х+1", "Отчет о проделанной работе" будут только раздражать. Гораздо лучше - "Отчет за неделю Х", "Отчет за неделю Х+1", "Отчет за неделю Х+2"...)

3. Адресат

При отправке писем корректно указывайте получателей.

  • TO - непосредственный получатель письма, которого необходимо проинформировать или кто должен предоставить ответ.
  • CC - те, кому письмо отправляется для информации.
  • BCC - те, чьи адреса необходимо скрыть от остальных адресатов.

4. Структура и содержание

От того, насколько четко будет структурировано ваше письмо, во многом зависит, насколько хорошо будет воспринята ваша информация. Здесь могут помочь следующие правила.

  • Рекомендуется придерживаться длины письма не более 1 страницы, а если информации больше - прилагать ее в присоединенных файлых.
  • Удобно, когда письмо подчинено логике "Введение - Содержательная часть - Заключение", причем самые важные моменты подчеркните как в начале, так и в заключении письма.
  • Старайтесь быть максимально лаконичными, чем меньше букв - тем лучше восприятие.
  • В первой фразе - сформулируйте, в связи с чем вы пишите письмо: вы отвечаете, назначаете встречу или высказываете свои соображения в связи с чем-то (например: "Я отправляю вам запрошенную информацию по результатам прошедшего курса").
  • Если вы ожидаете какой-то реакции со стороны адресата - в конце письма добавьте побуждение к действию (например, "Пожалуйста, сообщите мне информацию ABC").
  • Если вы сообщаете адресаиу какую-то информацию - не лишним будет запросить подтверждение письма (например, "Пожалуйста, подтвердите получение данного письма").
  • Если к письму прилагаются вложения, правила хорошего тона - написать об этом в самом письме. Если файлов несколько - пояснить, что в каком.

5. Оформление

Оформление письма также очень важно, так как это дополнительный аспект, который, в отличие от содержания, зачастую воздействует на адресата на подсознательном уровне. Оформляя вашу корреспонденцию, рекомендуется учитывать следующие правила.

  • Держите в уме, что вы не знаете, какие настройки почтового сервиса вашего адресата и письмо может прийти в Plain Text, поэтому оформляя его, убедитесь, что оно достаточно хорошо выглядит в этом формате.
  • Большие буквы и красный цвет воспринимаются как признак агрессии, их лучше избегать.
 
Joomla Templates and Joomla Extensions by JoomlaVision.Com

О проекте

Цель – собрать уникальную «копилку» полезных знаний для менеджеров-аналитиков для само-развития и профессионального
роста IT специалистов.
Подробнее...